Vacature Bestuurslid Secretariaat

Ben jij een organisatietalent met oog voor detail, een passie voor evenementen en wil je bijdragen aan één van de mooiste tradities in Ede? Dan is de Stichting Heideweek op zoek naar jou!

Voor ons bestuur zijn we op zoek naar een gemotiveerde en betrokken secretaris. Als secretaris vervul je een sleutelrol binnen ons bestuur en draag je bij aan de continuïteit en verdere uitbouw van onze Edese Heideweek. Het betreft een vrijwilligersfunctie.

“Het is fantastisch om iets te betekenen voor de inwoners van Ede. Als secretaris ben je de verbindende schakel binnen de Stichting en heb je veel waardevolle contacten. Wij maken echt het verschil, en het is prachtig om blije gezichten te zien en deel uit te maken van deze professionele vrijwilligersorganisatie.” – Chantal Klaassen, huidige Secretaris

Taken en verantwoordelijkheden

  • Coördinatie van de bestuursvergaderingen

Jij speelt een essentiële rol in het soepel en effectief laten verlopen van de vergaderingen. Hieronder vallen de volgende taken:
Voorbereiding: vergaderschema opstellen, vergaderlocatie reserveren, agendapunten opvragen, opstellen en verspreiden van de agenda;

Tijdens de vergadering: (gedetailleerde) notulen opstellen, inclusief beslissingen, actiepunten en belangrijke discussies

Na de vergadering: verspreiden en archiveren van het verslag.

  • Administratie

– Zelfstandig beantwoorden van inkomende e-mails of doorsturen naar de juiste personen;

-Archiveren van relevante documenten en zorgen dat deze digitaal beschikbaar zijn in Teams;

– Verzenden van uitnodigingen voor evenementen aan relaties, zoals de burgemeester, verzorgingshuizen, hoogheden van buurtgemeenten;

– Bijhouden van overzichten zoals; aangemelde evenementen, contactgegevens van vrijwilligers, jubilarissen, aanwezigen relaties bij evenementen;

– (Mede) zorgen dat vastgestelde procedures en processen up-to-date zijn en correct worden nageleefd.

  • Gastvrouw

– Fungeren als gastvrouw tijdens de muziekavonden en de sponsorbijeenkomsten.
– Ondersteunen bij de organisatie van onze evenementen, waar nodig.

Wat bieden wij jou?

  • Een unieke kans om impact te maken in Ede en de omliggende gemeentes;
  • Deel uit te maken van een enthousiast en betrokken team met een warm, paars hart;
  • Uitgebreide mogelijkheden om je netwerk binnen de gemeente Ede te versterken;
  • Waardering en erkenning voor jouw waardevolle bijdrage als vrijwilliger.

Wie zoeken wij?

  • Je hebt ervaring met administratieve en/of secretariële taken en bent communicatief sterk;
  • Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel in woord als geschrift;
  • Je bent proactief en hebt een scherp oog voor mensen en hun behoeften;
  • Je hebt een hands-on mentaliteit en kunt goed plannen en organiseren;
  • Je communiceert duidelijk en werkt nauwkeurig;
  • Je bent assertief en weet door te vragen en daadkrachtig op te treden;
  • Ervaring met Microsoft Teams en notuleren is een pré;
  • Je hebt een passie voor de gemeenschap en cultuur van Ede;
  • Je hebt per week 2-4 uur beschikbaar voor je toekomstige paarse passie;
  • En natuurlijk ben je met de Heideweek niet met vakantie en vier je samen met ons deze prachtige week!

Ben jij de gedreven secretaris die wij zoeken? Solliciteer dan nu en maak een verschil in onze gemeenschap! Stuur je motivatiebrief en cv vóór 1 maart 2025 naar secretariaat@heideweek.nl.  We kijken uit naar je reactie!

Onze sponsors:

Bekijk alle sponsors

© Copyright 2025 - Stichting Heideweek Ede | Privacy Policy